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当人们谈到文件归档就很容易想到纸质文件的归档.但电子归档是一项更为复杂的工作,原因是大多数电子文件形成人习惯于传统观念,认为电子文件不是文件容易忽视归档,或恐于增加工作量而不愿做此项工作.或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉计算机操作技术的人来说,就不像从事纸质文件归档工作轻车熟路,容易产生畏难情绪.电子文件归档工作要立足事实,在规划电子文件归档工作时,应从本部门的办公自动化与信息管理工作实际情况出发,捋清信息产生的源头,使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理工作的程序,要建立归档制度. 相似文献
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与纸质文件相比,电子文件的归档工作是一项难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者出于传统观念,认为电子文件不是文件而忽视其归档;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件工作那样驾轻就熟,容易产生畏难情绪。在规划电子文件归档工作时,应从本单位信息管理工作的大局出发,摸清信息产生的源头,顺应文件产生的规律,使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序,建立合理的归档办法和制度,保证电子文件归档工作的顺利开展。 相似文献
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国家电网公司推行协同办公系统,实现了办公自动化,取消了纸质文件的传递,产生大量的CEB文件.由此引起的电子文件与电子档案的管理是摆在我们档案工作者面临的新课题.要做好电子文件档案归档工作必须对文件的接收、传阅、归档、存储等工作了如指掌,掌握文件运转的全过程,使其得以妥善处理. 相似文献
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<正>与纸质文件相比,电子文件的归档工作是一项难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者出于传统观念,认为电子文件不是文件而忽视其归档;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪。在规划电子文件归档工作时,应从本单位信息管理工作的大局出发,摸清信息产生的源头,顺 相似文献
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正随着现代信息技术的应用和办公环境数字化的普及,呈现出电子文件生成量高速增长的趋势。因此,电子文件的归档成为档案管理中一项重要工作,而熟悉并掌握其流程就显得十分重要。一、电子文件的归档范围从文件内容上看,应按照国家及电子行业所规定的归档范围来制定电子文件的归档范围。在电子文件生成过程中所产生的相关表格、单据、电子备份文件及其所对应的纸质打印件等,需要同电子文件一并归档。另外,一些与电子文件相关的磁性载体资料,其记录内容包括:操作日期、使用日期、 相似文献
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办公自动化条件下纸质文件的归档 总被引：3，自引：0，他引：3
办公自动化的结果，产生了两类需要归档的文件：电子文件和纸质文件。有人说，在电子文件兴起的今天，我们完全没有必要再对纸质文件进行归档，因为未来将是电子文件、电子档案的天下。那么，对纸质文件归档是否真的已完全失去了意义？答案是否定的。目前，我国办公自动化尚未普及，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。但是必须注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用，纸质文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保管和利用，进一步有效地发挥档案… 相似文献
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正一、电子文件归档范围从文件内容上看,应按照国家及电子行业所规定的归档范围来制定电子文件的归档范围。在电子文件生成过程中所产生的相关表格、单据、电子备份文件及其所对应的纸质打印件等,需要同电子文件一并归档。另外,一些与电子文件相关的磁性载体资料,其记录内容包括:操作日期、使用日期、记录密度模式、文件号、系列号、当前目录状态等著录内容,也同样需要进行归档。需要归档的电子文件主要有7种类型:1.字处理文件。主要是以文字作为基础构成的电子文件,其表现形式主要是文字文件和表格文件。2.视频文件。主要包 相似文献
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电子政务系统中文件双套制保管的适用范围 总被引：1，自引：0，他引：1
电子政务系统中文件双套制保管,特指数字环境下原生被利用并归档的电子文件,出于安全、保密、长期存储等考虑,而有选择地打印出纸质版本配套归档.对于传统环境下产生和归档的纸质文件通过数字化手段实现双套制归档保存的情形不在本文讨论. 相似文献
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办公自动化、无纸化的出现,使档案管理进入了纸质文件与电子文件共同归档的时代.电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机才能编目归档,这对于熟悉操作技术的人来说,比纸质文件立卷归档更得心应手.但是,推动电子文件归档工作要立足现实,着眼未来. 相似文献
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电子文件的归档是对收集质量的一次检验,在当前条件下,可从以下几方面确保电子文件归档齐全、完整、准确、安全。1.归档范围。一般说来,纸质文件的归档范围同样适用于电子文件的归档,因此,凡是纸质档案有电子版的,该电子版文件就应归档。在理想状态下,这是检验电子文件归档齐全完整的有效手段。但有关管理信息系统(MIS)数据的收集,现实中由数据库技术应用形成的各类报表,来源于专门软件基于数据库(表)中数据的运行结果,档案人员对此类文件的管理是力不从心的。所以,当前电子文件收集与归档范围应确定重点。从文件类别上区分,应主要收集那… 相似文献
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电子文件有多种形式:按记录电子文件的载体划分有软盘文件、硬盘文件、光盘文件、磁带文件等;按电子文件的形态划分有文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等;按电子文件的功能划分有草稿性电子文件(即用计算机系统起草,但不作为正式文件使用)、辅助性电子文件(即用计算机系统起草,又作为正式文件使用,但不作为正式文件保存、归档)、正式性电子文件(用计算机系统起草、使用,并可和相应的纸质文件一道保存、归档)、无纸办公系统所形成的电子文件(作为正式文件使用、保存、归档,并无相应的纸质文件). 相似文献
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近几年来,随着《电子文件归档与管理规范》的实施,各地都普遍实行了纸质文件与电子文件同时归档。然而,一些部门和单位电子文件的收集归档工作,却始终滞后于纸质文件的收集归档。本文主要对电子文件收集归档滞后的原因及对策进行分析。 相似文献
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归档电子文件是一种在档案管理信息化、档案办公自动化、传输信息网络化等方面应用广泛的新型档案形式。目前对于归档电子文件的认识还不够全面,尚无完善的操作规程和技术规范进行管理与保护,归档电子文件材料与信息的变化也缺乏有效的方法进行评估,相当一部分职能部门是参照纸质档案的管理与保护方法,凭工作经验进行操作,这样必然地在归档电子文件的保护与管理工作中存在着不合理的因素,因此认识文件材料的变化,掌握判断与保护电子文件的技术方面是十分重要的。 相似文献
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电子文件的出现,对档案管理工作提出了新的挑战。应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题,使档案管理向立体化方向发展。同时,建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式,以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。一、电子文件难以归档的原因与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档。或怕增 相似文献
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我们在第一讲中介绍了什么是电子文件,知道了电子文件的范围很广,那么,什么样的电子文件需要归档呢?严格来讲,需要归档的电子文件应该是一份完整的,经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件.如果单位没有启用电子公章,也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档.因此,只是利用计算机起草,工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存.
从电子文件的内容上看,其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定,各单位一般应将反映本单位主要职能,包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围. 相似文献
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随着办公自动化程度的全面提高,档案全文数字化管理是必然趋势.机关事业单位在日常工作中形成的纸质文件材料与电子文件不断增多,纸质档案数字化处理难度不断加大,通过计算机录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,利用计算机进行档案管理和档案信息的传输,就必须加强电子文件的归档管理工作.…… 相似文献
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一、企业电子文件管理存在的问题1、电子文件保护意识薄弱。一般形成电子文件的部门和档案管理部门分属于不同部门,由此产生了一系列问题。如归档资料多数有纸质文件、没有电子文件、没有做到配套管理,工作人员不重视电子文件,从而导致电子文件大量流失。从根本上说,这是由于相关制度不完善和工作人员普遍缺乏电子文件归档意识造成的。 相似文献
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随着办公自动化程度的全面提高,档案全文数字化管理是必然趋势.机关事业单位在日常工作中形成的纸质文件材料与电子文件不断增多,纸质档案数字化处理难度不断加大,通过计算机录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,利用计算机进行档案管理和档案信息的传输,就必须加强电子文件的归档管理工作.…… 相似文献
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与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪.笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作中,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度. 相似文献