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案卷是有关某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体,它是文书档案的基本保管单位.案卷标题是案卷封面的主要登记项目,是对案卷卷内全部文件的主要内容与成分的概括揭示. 相似文献
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一、以文件为单位组织室藏,改变了传统的档案保管方式
按照传统的档案保管方式,案卷是保管档案的基本单元。案卷是构成全宗的基本单位,案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成,以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识,形成一个完整的案卷概念。而以文件为单位组织室藏,则使案卷的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位,首先使案卷这一概念发生了变化。 相似文献
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记得在８０年代初,我曾就保管单位与案卷的关系问题走访过北京的有关企业。企业中的档案人员十有八九认为保管单位等于或大于案卷。亦即一个保管单位可以是一卷或若干卷。可见人们在保管单位与案卷关系上误解已久。最近,看到有些同志撰文就此问题发表己见,提出改革设想... 相似文献
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传统的文书立卷要进行案卷和卷内两级整理,程序是:根据文件的重要特征或文件的类型,把本单位形成的文件和接收上级部门的文件进行区分并组合成案卷,然后检查、调整卷内文件顺序、统一页号,根据"三要素"的原则拟写案卷标题,填写卷内文件目录. 相似文献
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案卷装订是档案管理部门一项必要的业务工作。就案卷装订的方法而论有好几种,有的采用金属或塑料螺栓使案卷固定成卷;有的使用现代新型加温粘压处理成册;也有的是现在普遍使用的三孔一线方法装订成卷。各种方法都有利弊。笔者认为线订案卷,其优点一是取材易便,节省支出;二是操作简单。但其有不足之处在案卷装订工作中,因为文书档案卷面上没有明确的装订孔标识,所以,在装订后的案卷中不免存在一些质量问题。例如,有的装订孔距大小不一,三孔歪斜不直;有的孔径过大,又因装订线拉得不紧,案卷较为松动;还有把装订孔打在 相似文献
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所谓档案机读目录,是指通过对档案案卷或文件内容、形式进行加工、处理,利用计算机档案管理系统进行录入.转化成机读数据,所形成的档案二次文献信息.它能够被计算机识别读出.用以检索档案案卷或文件内容.下面就档案机读目录的制作谈点看法. 相似文献
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在早期的档案案卷目录与文件目录中,有相当一部分是用字处理软件Word或WPS,采用"套打"的方式直接打印在印刷好的案卷目录或文件目录上.如今在建立机读档案案卷目录数据库与文件目录数据库时,往往要将这些目录重新输入数据库,费工、费时、费力.这里向大家介绍一种利用字处理软件Word 2003自带的"转换工具",将文本转换成可导入数据库的目录数据方法. 相似文献
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广大档案工作者对案卷封面和案卷目录都非常熟悉,案卷封面用以揭示案卷的内容、成份等构成情况,它由全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件所属的起迄年月时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号等项目构成。案卷目录能固定案卷的分类体系和排列次序,揭示全宗内档案的内容与成份,是一种常用的检索工具,其主要项目有案卷号、案卷标题、卷内文件起迄日期、页数、保管期限、备注等。笔者认为案卷封面和案卷目录的构成栏目里缺少了案卷存放地点项目,带来了许多不便和麻烦,案卷存放地点由档案 相似文献
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一、虽然开展了档案目录微机录入工作,但是由于缺乏经验,又得不到及时的技术指导和工作交流,没有统一的标准,没有严格按照《档案著录规则》录入,致使著录项目和著录内容不够规范,在自动检索时容易造成误检,在提供利用时,容易造成查询不到位或漏查。二、档号编制不规范。尤其是五、六十年代的案卷,这个问题就更突出。例如在同一全宗、同一保管期限、同一年度、不同目录中有相同的案卷顺序号,如果在前一目录中录入了该案卷,而在下一目录中再录入顺序号相同的案卷时,微机会自动调出前一目录的该案卷号,致使无法录入下一目录顺序号相同的案卷,这… 相似文献
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对案卷进行装订是我们多年来沿用的一种整理方法,其目的是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏。然而,笔者在工作实践中体会到,案卷装订后弊端甚多,为档案的后续管理工作带来一系列的问题,主要表现:1、不便于提供利用。在机关档案室,利用率最多的是上级机关颁发的方针政策性文件。且常常是单份文件的借出、多人次利用,案卷装订后,多份文件装订在一起,借用一份文件也不得不借用一个案卷,借用数份文件也常常得借用若干个案卷,这对于迅速准确地提供利用,无疑带来一定的不便。 相似文献
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浅议企业文书档案排架问题李兆明一、企业文书档案排架方式应当考虑变革企业文书档案排架一般地取决于案卷流水方式。在大多数企业，案卷排架是按流水方式进行的。当前的企业文书档案案卷流水，较为流行的是若干年三个大流水或每年三个小流水。所谓若干年三个大流水，就是... 相似文献
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在长期的兰台生涯中,笔者发现不少案卷患了“残疾”:有的档案有批复无请示,有的档案分类交叉重复,有的档案没有备考表或没有签署,有的案卷题名拟写不合要求,有的档案破损影响阅读,有的档案有铅笔或其他彩色笔字迹等等.这些不同程度的案卷“残疾”症会严重影响档案的长久保管、检索利用和价值体现,甚至会造成无法挽回的损失,由此而带来的其他负面效应更是难以估量.防止形形色色“残疾”病是兰台人义不容辞的责任.…… 相似文献
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对案卷进行装订是我们多年来沿用的一种整理方法,其目的是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏.然而,笔者在工作实践中体会到,案卷装订后弊端甚多,为档案的后续管理工作带来一系列的问题,主要表现:…… 相似文献
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<正>从事档案工作的人都知道,页码确定了每页档案在案卷中的位置,起定位的作用。通常,案卷整理好后都要打号。有时候,整卷的号都打好了,由于种种原因又需要给案卷中插入一页或几页,这时如果后面的号全部涂掉重新打,不但费时、费力,而且不美观。一直以来我们使用的办法是直接插入小脚标注。 相似文献