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随着电子信息技术产业的快速发展,过去用纸墨、照相等形成和传递的办公文件、图书、图纸、文献等资料都可以用电子计算机代替,因此也产生了电子公文、电子图书、电子图纸等大量的电子文献资料.在档案管理中,具有档案保存价值的电子文件,必须归档保护.电子文件归档后,即形成电子档案,并由档案部门管理保存.
一、加强电子文件档案化的管理
鉴于电子文件对设备的依赖性,电子文件载体的非直读性及电子信息与载体的易分离特点,决定其在保管、管理、维护方面的复杂性.如何确保电子档案的安全及便于利用是档案管理工作必须解决的问题. 相似文献
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随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题.
一、基本概念
1.电子文件概念
根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件. 相似文献
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也谈电子文件的风险管理 总被引：1，自引：0，他引：1
随着信息技术的飞速发展和电子文件时代的到来,电子文件管理问题引起了档案界以至全社会的关注。2003年公布的中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的定义描述如下:指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。任何一个系统都面临着各种各样的风险,电子文件管理系统也不例外。特别是电子文件赖以生存的环境要求带给其更多的风险,各种各样的风险会给电子文件的安全造成巨大威胁。如果不进行科学的风险管理,电子文件一旦被泄密或… 相似文献
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浅谈电子文件的档案化管理 总被引：1，自引：0，他引：1
电子文件档案化管理就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术、对电子档案实行文件级的管理。对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应地成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息、服务。电子文件的档案化管理工作有如下几个方面:1、制定电子文件的管理标准根据电子文件的特殊… 相似文献
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电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。其主要来源于业务管理部门的承办人、数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。而电子档案是由电子文件转换而来的,是具有保存价值的已归档的电子文件、相应的支持软件、参数和其他相关数据的总和。随着办公自动化、文档一体化、办公无纸化不断发展和延伸,大量的电子文件、电子档案也应运而生,这就给档案工作增添了新的内容,也给档案学研究带来了新的课题。针对电子档案的管理问题,笔者略谈几点粗浅的见解。 相似文献
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电子文件作为未来社会现行文件的主要形式,也必将是档案部门接收的主要文件类型,研究如何安全保管电子文件,对于电子文件的长期存取利用,电子文件价值的发挥,延续数字时代人类的记忆有着重要作用,从而使得档案保护技术学科体系更加完善.从档案保护技术学的角度看,电子文件安全保护技术学应当包括四方面内容.第一,电子文件实体安全,即保护计算机设备、网络设施以及其他通信和存储介质使电子文件永久读取;第二,电子文件的信息安全,即防止信息资源的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认.第三,电子文件的运行安全,即提供一套安全措施(如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施)来保护电子文件信息处理过程的安全.第四,电子文件的管理安全,即通过相关法律、法令和规章制度及安全管理手段,确保系统安全、生存和运营. 相似文献
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随着电子档案的大量出现和广泛使用,如何科学管理电子档案,已被档案工作者广泛重视。笔者结合工作实践,对如何做好电子档案的管理谈几点认识。一、强化电子档案管理势在必行做好档案管理工作,尤其是电子档案的管理工作,一定要加强对档案的整理、归档、保护,做到＂四个必须＂。1.必须保证电子档案的完整性。在基建、设备、科研、房地产等领域,内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件,经常处于滚动状态,如不及时整理归档,可能会使信息失散,造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂,储存方式多样,也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系,管理部门立体交叉,工作人员结构复杂,管理形式多样,也 相似文献
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<正>电子档案是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子档案信息管理历经信息采集、处理、查询、发布与传递、安全和权限管理以及电子档案的保存等一系列过程。随着互联网的迅猛发展,电子档案成为人们进行信息交流的主要媒介,并以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质档案。一、互联网环境下,电子档案面临的威 相似文献
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电子文件具有载体非直读性、依赖于系统和设备、可与载体分离、易修改和复制等特点。在档案管理中,电子文件与纸质档案相比,不仅归档与立卷可随时进行,而且可以重复,用户可根据自身需要对相关信息数据进行修改与补充。加强电子文件档案的管理,一是从技术上加强原始信息的保护;二是定期进行复制,防止信息损失;三是建立健全管理制度,保障信息数据的原始性和真实性;四是继续实行电子文件与纸质文件双套归档;五是加强安全体系建设,不断提高管理人员的业务技能与安全意识。 相似文献
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电子文件归档管理的认识及解决之道 总被引：1，自引：0，他引：1
随着办公自动化、文档一体化进程的加快,档案信息以惊人的速度向电子化、数字化发展,电子文件归档,将成为未来档案的重要组成部分。但是,对于电子文件归档管理,目前还没有得到密切的关注和足够重视。大力加强电子文件的归档管理是当前档案工作发展所面临的一项新任务。电子文件和数据是极宝贵的数据资源,如何提高对电子文件归档管理的认识,切实做好电子文件归档管理是档案工作者面临和必须解决的现实问题。电子文件是指能被计算机系统识别、处理、存储在磁盘、光盘或磁带等介质上,并可在网络上传递的代码序列。电子文件归档管理,就是根据电… 相似文献
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电子文件作为一种新生事物,人们对它的认识正在日渐深化,与之有关的管理实践也在“摸着石头过河”中成熟。就目前来看,笔者认为,电子文件全程管理模式正在借助电子政府的东风破土萌芽,但其发展并非一帆风顺,面临的问题繁多,从管理体制到管理思想,从管理人员到管理技术,文件/档案的传统管理理论、方法在电子文件时代都需要一定程度地“再造”与“重塑”。一、调整管理体制1.加强电子政务系统中电子文件的一体化管理。在电子办公系统设计中,应在以下方面对电子文件实行一体化管理:在系统设计阶段,档案人员要参与并提出需求,文件/档案标准一致;… 相似文献
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目前,电子文件的管理已成为档案界关注的焦点,这是档案管理改革的一大动力,它将给档案管理学的内容增加新鲜血液,同时也向传统的档案管理提出了挑战。电子文件的迅猛发展,给一些单位的档案人员带来“困惑”。其中有电子文件对设备的依赖性问题(计算机不断更新换代,现存版本若干年后无合适的读取设备)也有档案的所有权问题(因文件共享、网上服务,给借阅收集、利用工作带来挑战)。电子文件的易更改性,令一些单位防范保密措施滞后。因对电子文件的更改可以不留任何痕迹,这就容易失去档案的原始性、真实性;由于窃密、“入侵”手段更加隐蔽、更加… 相似文献
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正电子档案的本质属性与特点决定了电子档案信息安全管理必然依托多种信息安全技术。在电子档案的完整生命周期中,如何科学地整合应用计算机安全技术、网络安全技术和通信安全技术等现代信息安全技术,构成完整的技术体系用以维护电子文件信息安全,是电子档案信息安全管理需要研究的重要问题。一、电子档案信息安全管理内容一是物理安全。物理安全指的是保护计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信链路免受自然灾害、人为破坏和搭线攻击。如:验证用户的身份和使 相似文献
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国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为"在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件."由此可见,电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件.电子文件在使用计算机办公的过程中产生,或将纸张、图片、图像、声音等各种资料进行数字化处理(如扫描、数码、摄入等).随着科技的发展和进步,网络的普及,电子信息的汹涌而至,预示着以纸质档案载体为主传统的档案时代,将向计算机软盘、磁带、光盘等材料为载体的电子文件转换过渡.如何管理与维护好电子文件备受人们的关注,是档案管理者应该研究的一个重要问题,更是管理档案的基层单位首当其冲需要加以重视和解决的问题.切实加强电子文件管理工作非常必要,必须给予足够的重视. 相似文献
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<正>随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用,电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域中,并以强劲的势头冲击着传统的档案工作。所谓电子文件,就是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的文件。从社会生活的角度来看,电子文件是人们在各种活动中以电子计算机为工具所产生的一种数字化形式的记录。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存,电子文件归档后即形成电子档案。本文就公安电子文件如何归档,归档后形成电子档案如何管理、如何利用等问题作如下浅析。 相似文献