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随着计算机技术、网络技术、通讯技术的飞速发展,更多的公文将以电子文件的形式产生和存储,这使传统的立卷归档理论与实践受到很大冲击。各级政府、各部门将会更多地以电子文件的形式进行公文流转,新的形势要求不断探索立卷归档的新思路、新方法,以利于更好地为各级机关和部门服务。一、电子文件的鉴定电子文件的立卷归档要在办公自动化条件下,对档案实行电子信息处理,随着每年数据的更新,过期数据应由业务部门按档案部门的统一要求进行鉴定,编目整理,移交给档案部门保存。1.电子文件归档前的鉴定。因为电子文件的收集积累范围通常要比其归… 相似文献
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于瑛甫在<陕西档案>2005年第6期上撰文,总结了电子公文归档管理的六点要求.1、电子文件产生的单位、电子政务管理部门与档案部门应形成对电子文件从始至终、共同参与、分段管理、文档一体化的管理模式.电子文件的生成、运行与归档应由文件形成单位和电子政务管理部门主要负责;电子文件的保管与利用由档案人员与档案部门主要负责. 相似文献
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在当前电子文件数量激增的形势下,为保证电子文件真实、完整、有效并将有价值的电子文件归档保存,档案部门要在明确电子文件内涵的前提下,明确其管理原则及与电子文件形成、运转相关部门的职责,确定电子文件的归档范围,提出其归档的质量要求和技术要求,以实施对电子文件的有效管理,从而保证电子文件的真实完整。 相似文献
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随着电子文件大量产生,如何妥善积累、保管,如何规范电子文件的归档与管理,已经成为档案部门亟待解决的问题。解决问题的关键,就是要从电子文件产生的源头抓起,即从系统设计之初就要充分考虑电子文件的管理,并将相应的要求落实到系统中。所以,档案部门不但要明晰应提出哪些具体要求,更要知晓如何从宏观的角度来把握这些要求。系统在电子文件管理方面存在的问题在办公自动化快速发展的同时,电子文件管理工作却相对滞后,表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理,不具备电子文件管理功能,导致电 相似文献
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所谓电子文件,就是能被计算机系统识别、处理,按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。电子文件来源于业务管理部门的承办人、数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将如此之多的电子文件收集,必须靠制度约束。我校档案馆馆长提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,提出加快电子文件归档进程的具体要求。选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室作为开展电子文件归档的试点单位。成立了两办电子文件归档工作… 相似文献
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一、电子文件的产生和运行过程电子文件的产生和运行都是在单位或部门的办公自动化、电子政务以及其它各种系统中进行的。其产生和运行过程由于各单位的文件运转要求不同而不尽相同,但是和纸质文件一样,有一个基本的程序,一般都分发文和收文两大类。目前,很多单位的办公自动化系统设计之初没有档案工作者参与,或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见,使得电子文件从生成到归档在管理方法和制度上存在不少问题。如一些单位的电子文件在批办过程中管理较严密,而归档后则管理不严,存在被删改的可能;在多数单位,电子文件处于文秘部门和档案部… 相似文献
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子文件的收集积累工作同纸质文件相比,更强调及时性。要达到这一点,笔者认为必须从电子文件的特性出发,借鉴纸质文件收集工作经验,按照文件运行规律,建立电子文件收集归档制度,将收集工作落实到人,落实到文件的形成之时,随时形成随时收集,通过日积月累,将应归档的电子文件收集积累起来。具体包括以下五方面内容:一、落实收集责任电子文件的形成是相当分散的,机关每一个部分、每个工作人员都可能形成或处理文件。电子文件形成的这种分散性,决定了电子文件的收集积累工作不可能由机关档案部门或档案人员独自来承担,必须在机关各个部门明确相应… 相似文献
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浅谈电子文件的管理与归档 总被引：2，自引：0，他引：2
目前,我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件,经正式签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门,没有归档,处于分散保存状态。也有一些单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门,这两种做法都有明显的缺焰。机构内部各部门或文件形成者个人主要看重的是电子文件在处理现行事务当中的作用,由他们自行管理电子文件往往出现短期行为,而且管理不规范,做法不统 相似文献
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电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从电子计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。在笔者看来,推动电子文件归档工作的关键,要从大局出发,顺应其规律,建立相应的归档制度。 相似文献
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正为了保证电子文件归档时达到上一讲所提及的质量要求和技术要求,就要对电子文件实施全过程的监督和控制,明确电子文件生成、流转等相关部门的职责;对必需的元数据和背景信息项提出归档要求;确定电子文件积累的要求和归档工作的流程;提出电子档案检索与查询、查阅申请与审核、全文浏 相似文献
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申子文件归档所涉及的问题更加广泛．受制约因素多。应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法．三个部门的职能在电子文件归档中集成一体．其同形成质量较好的电子文档。 相似文献
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1文档一体化对机关归档工作带来的影响
随着机关办公自动化进程,电子文件的大量产生,带来如何解决纸质档案与其对应的电子文件归档的问题.1983年国家档案局制定的《机关档案工作条例》第十三条规定,机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案(指的主要是纸质文件归档),而按国家档案局2003年下发的《电子公文归档管理暂行办法》第六条规定,电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档,实行实时归档(主要指电子文件归档),这归档时间的不一致将带来什么样的困难?《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定,电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联. 相似文献
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一、提高思想认识,强化制度建设,加强监督指导
切实加强电子档案制度建设,是做好电子档案规范化管理的重要任务.在提高认识的同时,修订完善了多项电子档案管理措施,严格按照要求管理电子档案,以此规范工作内容、程序,明确工作要求和职责.单位各部门必须认真学习国家和省有关电子文件管理的规章制度,根据《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等制度结合本部门电子文件的类型、内容,从收集、归档到移交档案室统一管理,全程管理和控制,确保内容齐全、类型完整、保证安全,改变目前电子文件管理薄弱的现状. 相似文献
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电子文件在线归档是指办理完毕的电子文件从业务部门办结库保存到预归档库,并最终进入档案库的过程。电子文件归档的一般程序是:鉴定→填写归档处理单→给予归档标识→预归档→调整归档电子文件→检测归档电子文件→归档。其中,从电子文件鉴定到预归档的工作由业务部门兼职档案人员完成,调整、检测归档的电子文件和归档这三个流程由档案部门完成。归档处理单、给予归档标识中的许多项目可以由系统自动生成,档案人员可以根据需要进行自主修改,以保证电子文件的整 相似文献
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一、OA电子文件管理现状
当今世界信息技术飞速发展,已成为推动社会前进的一项新的革命性技术.进入21世纪后,信息技术越来越深刻地影响着人类的发展.计算机大规模应用在办公自动化方面,特别是OA办公系统,目前,我国许多企事业单位都已经采用办公自动化系统,由此产生了大量的电子文件.这些电子文件是人们在办理公务和一般事务或交流信息过程中产生的工作记录,他们多以文本、图像、声音或影像等形式出现,极大地方便了文件信息的传递和数据共享,在很大程度上提高了工作的质量和效率.同时这些电子文件作为企事业单位的文书档案,需要归档到档案部门保存,目前各企事业单位在文书档案归档时主要是打印纸质文件进行归档,尚未对OA电子文件进行在线直接归档,而从电子文件在查询保管等诸多方面的优势来看,OA电子文件在线归档是文书档案管理的发展趋势,也是对档案工作者提出的一个崭新的课题. 相似文献
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电子文件的归档是将经过鉴定的有参考和利用价值的电子文件,从计算机或网络存贮器上拷贝或记录到可移动的介质上,以便长期保存的工作过程。归档后的电子文件即成为电子档案。一、对电子文件的鉴定《电子文件归档与管理规范》指出,电子文件的鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定真实性是对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定,确认其与形成时 相似文献