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浅议电子文件管理系统的功能要素 总被引：7，自引：0，他引：7
信息时代,电子文件具有极其重要的价值。各机构有必要在国际标准的指导下构建具有完整功能的电子文件管理系统,保证机构电子政务与电子商务活动过程中形成的电子文件真实、可靠、完整和长久可用,从而确保电子文件高效率、高效益和高效能地支持业务活动。 相似文献
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电子文件真实性是电子文件管理活动中一个极为复杂而又关键的问题.本文从电子文件真实性的概念入手,深入剖析了文件档案管理环境中真实性的含义.并以此为基点,构建了电子文件真实性认定与保障体系框架模型,该模型清晰地表明电子文件真实性的认定保障既是一个涉及环境认知、制度规范、人员素质、管理活动、技术系统的全方位管理,又是一个贯穿于形成与办理、归档与移交、保管与利用三个阶段的电子文件生命周期的全过程管理. 相似文献
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电子文件的产生使人们开始质疑传统的文件生命周期理论,国际档案理事会下属的电子文件委员会把电子文件的生命周期分为三个阶段,即设计、形成和维护阶段。其划分依据不再是文件内在的价值形态,而是电子文件管理活动的先后流程。电子文件前端控制理 相似文献
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在纸质文件和电子文件大范围单轨制运行、不对称双套制归档的大背景下,应该重视原生型电子文件和间接型电子文件的差异及其对收集、积累和整理等工作的影响。因此,电子文件管理活动中,应确立原生型电子文件管理相对独立于纸质文件,间接型电子文件管理从属于纸质文件的分类管理原则。此外,应研究构建科学的电子文件分类(组合)体系。 相似文献
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一、电子文件的真实性及保证措施电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息(指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况相一致。电子文件的真实 相似文献
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电子文件分类方案是指导电子文件分类的重要工具。本文通过对国际上典型的文件分类方案、指南、标准等进行深入分析,并结合相关实践经验,明确了电子文件分类的定位,提出了建立基于业务活动分析的电子文件分类方案应当遵循的原则,并对其建立方法进行了详细说明,以期对我国电子文件分类工作有所指导。 相似文献
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一、电子文件的特点 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具,产生的一类数字化形式的记录。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点： 相似文献
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与传统档案保管期限表相比,电子文件归档计划更为复杂、科学和全面,对文件的处置更为宏观和批量化,可操作性更高。制定完善的电子文件归档计划,可以帮助我们有效记录和保留业务活动信息;更为重要的是,利用电子文件归档计划,电子文件管理系统(或者档案管理系统)能够自动化、持续、批量地对文件进行 相似文献
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一、电子文件一体化集成管理思想的提出
文件存在生命周期.一般将文件生命周期划分为前端(形成、办理)、中端(归档、整理)、后端(保管、利用或鉴定、销毁)等阶段,并把归档作为其生命周期的分界线.前段属于“文件管理”阶段,中、后段属于“档案管理”阶段.由于电子文件存在于计算机中,对设备和系统具有较强的依赖性,使得这种界线模糊了.为此,人们根据电子文件的运动特征,提出了文件连续体理论,将文件的保管形式、价值表现、业务活动、形成者四个“轴”,通过文件形成、捕获、组织、聚合四个“维”,紧密地联系起来,并在时空上互联互动,体现了电子文件运动的连续性和整体性,揭示了电子文件运动过程中各阶段界限日趋模糊、联系更加明显的特征.因此,在电子文件管理中,要充分考虑电子文件与业务环境及业务背景的联系,将文件管理活动更多地融人业务活动中,加强与电子文件运动相关者的配合与联系,注重电子文件生命周期的全程一体化管理,这就是电子文件一体化集成管理的思想,如图1所示.具体来说包括四个方面的集成. 相似文献
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政府电子文件归档中,预接收活动主要开展涉及政府归档电子文件的结构、背景及其内在关联的知识组织,是保证电子文件元数据高质量组织的关键环节。参照国内外政府电子文件接收实践,本文设计了通用政府电子文件预接收模块GPM,并深入分析了其业务流程、功能,及其应用中的参考依据、职能分工,应用说明、更新。 相似文献
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目前,随着办公自动化的全面推广和普及,电子文件已广泛形成于国家机构、社会组织及个人的各种社会实践活动中,计算机文件正在取代手写文件,CAD正在取代手工绘图,E-mail正在取代信件,电子商务正在取代合同、货单等等。电子文件这种新型的原生信息记录物,真实地记录和反映了人们社会活动的历史面貌。电子文件具有档案的共性特征--原始性,随着电子文件大量产生,由电子文件"转会"形成的电子档案的入盟给档案管理带来了一次革命性的挑战。加强电子文件的 相似文献
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电子校务环境下,高校的办公、教学及科研等各项活动中,产生了大量的电子文件。本文对电子文件的归档管理模式进行了分析,并对电子文件的长期保存及开发利用进行了探讨,提出了相应的对策。 相似文献
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随着信息技术的迅猛发展,办公自动化管理系统得到广泛应用,使得各种载体形成的电子文件大量涌现,对档案的管理活动产生了重大影响.因此深入探索电子文件的特性,加强对电子文件的有效管理,建立行之有效的电子文件管理体系以确保电子文件的归档质量,成为我们做好电子文件管理工作的当务之急. 相似文献
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电子文件档案作为一种新兴的档案形式,具有传统档案所无法比拟的优越性,同时,也有一定的局限性。因此,如何根据形势发展的需要做好电子文件档案的收集与管理工作,是每个医院档案工作者面临的新课题。一、医院电子文件档案的特点医院电子文件档案,是指在医院使用计算机作为工具,进行各项管理和医疗活动过程中产生的以计算机磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文件。主要有电子文件、电子报表、电子图纸等。电子文件档案的全部信息是以数字代码的 相似文献
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在数字环境中,我们需要特别重视电子文件的真实性问题.一方面,因为真实性是保证实现电子文件价值、顺利开展相关活动的关键因素;另一方面,则是由于电子文件的真实性不同于传统文件的真实性,需要我们重新思考文件的真实性本质及判断、维护等问题. 相似文献