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对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存,是档案信息化建设的一项重要内容。电子文件的归档,就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。一、电子文件及时收集的必要性从我国现阶段看,电子文件的保留、妥善保护等方面都存在很多问题,会直接影响电子文件的归档质量。主要有以下因素:(1)草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。在一些草稿性电子文件中,包含着许多重要的修改过程信息,具有查考价值,应列为归档内容进行保存,不可任其清除。(2)… 相似文献
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<正>随着信息社会的发展和电子计算机技术的广泛应用,电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域中,并以强劲的势头冲击着传统的档案工作。所谓电子文件,就是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以在通信网络上传送的文件。从社会生活的角度来看,电子文件是人们在各种活动中以电子计算机为工具所产生的一种数字化形式的记录。具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存,电子文件归档后即形成电子档案。本文就公安电子文件如何归档,归档后形成电子档案如何管理、如何利用等问题作如下浅析。 相似文献
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开展电子文件的归档工作是电子文件转化为电子档案的必经程序和关键环节。对日后工作有参考利用价值的电子文件是否都被齐全完整地归档,证明电子文件形成环境、产生运转过程、操作的人员与时间等信息的元数据和背景信息是否被一并归档,这些都决定了电子档案的真实、完整、安全和日后能否被有效地利用。 相似文献
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从电子文件形成的源头抓起,首先做好电子文件的积累,凡是反映电子文件真实性、有效性．保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次,要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作,并进行在线归档 相似文献
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所谓电子文件,就是能被计算机系统识别、处理,按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。电子文件来源于业务管理部门的承办人、数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将如此之多的电子文件收集,必须靠制度约束。我校档案馆馆长提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,提出加快电子文件归档进程的具体要求。选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室作为开展电子文件归档的试点单位。成立了两办电子文件归档工作… 相似文献
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一、电子文件归档方式和途径的选择
1、借助计算机信息管理网，开通电子文件归档传递网张，随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网，这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。[第一段] 相似文献
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21世纪初,我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步,随着公众档案意识的增强,数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点,要保证数字文件的真实完整和准确有效,档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中,才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效和凭证价值特性,才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。1归档电子文件进行前端控制的必要性 相似文献
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与纸质文件相比,电子文件的归档工作是一项难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者出于传统观念,认为电子文件不是文件而忽视其归档;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件工作那样驾轻就熟,容易产生畏难情绪。在规划电子文件归档工作时,应从本单位信息管理工作的大局出发,摸清信息产生的源头,顺应文件产生的规律,使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序,建立合理的归档办法和制度,保证电子文件归档工作的顺利开展。 相似文献
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正电子档案是能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。它以数字编码的形式存在,具有非直读性,当使用技术和设备将信息记录于存储载体后,就永远离不开这种技术和设备。电子档案的主要优点有:一是可实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档,即文件信息处理结束后自动向电子文件数据库提交。这将大大提高文件的时效性,减少文件信息归档过程的工作量,使得处理结束后的 相似文献
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推动电子文件归档工作要看的长远,出发点要踏实,在规划电子文件归档工作时,应从信息管理工作的大局出发,顺应其规律,搞清信息产生的源头,使电子文件归档纳入信息管理的工作程序,并建立好归档制度.
一、电子文件的归档范围
计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度,在这种欠成熟的技术环境下,电子文件的法律凭证性、管理制度、管理方法等存在这样那样的问题,很多单位将电子文件转换为纸质文件,或代为履行其文件职能(如票据需打印盖章后才有效),或证实电子文件信息真实性的安全副本. 相似文献
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正档案数字化是指利用计算机信息技术对档案材料进行收集、归档和加工,从而使档案信息转化为电子形式的二次文献信息,以供使用者利用的过程。档案数字化建设的主要内容有两项,一是对档案馆(室)现藏档案文件通过多媒体技术、数据库技术、网络技术等进行数字化处理后,使纸质档案文件转化为数字信息,从而在计算机系统上提供利用服务;二是将各种需要形成档案的活动进行数字信息收集如电子文档、数码照片拍摄等,并把形成的电子文件进行归档和收集,从而形 相似文献
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提高电子文件管理与归档水平,是推进以传统载体保存的档案信息资源数字化进程的重要工作之一。而做好基层立档单位的电子文件与归档,则是加快档案信息资源数字化工程建设的基本条件。目前基层立档单位档案信息数字化尚处在初创阶段。有大量的工作需要去做,特别是基层立档单位由于设备、资金、人员等具体情况在电子文件管理中有许多需要探讨和解决的问题。 相似文献
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归档是带动电子文件管理流程重组,完善电子文件管理系统的重要环节。现阶段电子文件归档保管面临两大困境：一方面,一些机构电子文件信息缺失、数字化成本上升、管理效率低下和大量人力物力浪费;另一方面,电子系统中产生的电子文件由于其凭证性受到质疑,许多单位不得不将电子文件打印成纸质版本实行＂双套归档＂,苦于找不到相关规定和销毁的依据,只得任其有增无减,造成库房不堪重负。其实＂双套制＂也不是一个新名词,它在不同的历史时期,基于不同的视角,而具有不同的含意。 相似文献
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针对我国电子政务建设中不同系统的电子文件采集和归档问题,本文通过对三种常见的电子政务信息归档技术解决方法的介绍与分析,进而提出了基于信息抽取的电子文件可视化采集归档的思路和方法. 相似文献
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一、电子文件的归档1、什么叫电子文件归档——就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。2、电子文件归档程序确定电子文件是经过审批的最终版本(形成签署)-积累和整理-编制目录-整理需归档的电子文 相似文献
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正为了保证电子文件归档时达到上一讲所提及的质量要求和技术要求,就要对电子文件实施全过程的监督和控制,明确电子文件生成、流转等相关部门的职责;对必需的元数据和背景信息项提出归档要求;确定电子文件积累的要求和归档工作的流程;提出电子档案检索与查询、查阅申请与审核、全文浏 相似文献
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电子文件的归档是将经过鉴定的有参考和利用价值的电子文件,从计算机或网络存贮器上拷贝或记录到可移动的介质上,以便长期保存的工作过程。归档后的电子文件即成为电子档案。一、对电子文件的鉴定《电子文件归档与管理规范》指出,电子文件的鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定真实性是对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定,确认其与形成时 相似文献