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档号在档案管理中具有重要的作用,它可以表征档案室档案管理体系,反映和固定全宗内案卷和案卷内文件排序,它具有对档案实体的指代功能,一组档号便可代表某一特定的案卷或文件,作为存取档案的标记,因此在档案的管理、统计、检索、提供利用以及库房日常管理等活动中都要运用和借助档号.档号编制得合理、清楚是档案实体管理有序的标志之一,反之,档号混乱则可能在档案管理活动的各个环节造成差错.
科技档案分类编号是档案管理的一个重要组成部分,科技档案档号编制原则首先要遵循唯一性原则;一个编号对象只能赋予一个代码,一个代码只表示一个编号对象. 相似文献
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在关于"虚拟"、"虚拟文件"的研究中,不能把"虚拟"解释成为"非物质的",它是另有所指;也不能简单地把"虚拟"解释成"非实体的",因为"实体"的涵义很复杂。虚拟是相对而言的,没有相对,就没有虚拟,它是在一定场合(语境)中使用的概念。虚拟是指功能上的、效应上的,并非名义上的;相对于纸质文件,电子文件可以称为虚拟文件,因为它是通过计算机系统实现其功能的。由于虚拟对象和虚拟方式的不同,对虚拟文件可以有不同的理解。 相似文献
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文书档案应实行集中管理，不宜搞实体分类。文件整理可以“件”为整理、保管单位，不保留“案卷”概念，但要采取一些交能措施。 相似文献
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六、“不装订案卷”有什么质量要求?“不装订案卷”也称为“散装卷”,即将组卷后的若干份文件散装在硬卷皮内,不装订。这是近些年来立卷工作实践中产生的一种新的方法。这种方法既有优点,也有缺陷。各机关可从实际出发,自行选择。根据《规范》的要求,对于不装订案卷的案卷质量,应做到以下几点:(一)编件号。即一份文件编一个号(文件的正本与定稿、正件与附 相似文献
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于2001年1月1日起实施的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》,对传统的文书立卷方法进行了变革。人们最为熟悉的“案卷”概念就此被悄然隐去,“件”作为归档文件的整理单位使整个操作过程变得简单起来。但在档案界,两种不同的观点依然针锋相对,即一种主张不立卷,以件为单位整理档案,形成文件级档案;另一种是主张立卷,以卷为保管单位,形成案卷级档案。本人倾向于第一种观点,即不立卷,可以保留“案卷”概念,借助计算机,模拟人工立卷,形成虚拟案卷,保持文件之间的内在联系。一、传统的立卷方法众所周知,传统的立卷方法既要考虑“六… 相似文献
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随着信息技术的迅猛发展,办公自动化的结果,产生了两类需要归档的文件:电子文件和纸质文件。有人说,在电子文件兴起的今天.我们完全没有必要再对纸质文件进行归档,似乎认为未来是电子文件、电子档案的天下。还有一种人认为.电子文件是虚拟文件,不具有档案的物质实体,应以纸质文件归档为主流。笔者认为,现阶段电子文件和纸质文件将会长期并存,从档案 相似文献
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一、实行“卷“改“件“,是新形势的需要
传统的档案分类,是以案卷为基本单位,档案的检索与利用都是在“卷“的层面上进行的,这就给我们日常的工作带来一些难题.一是立卷难.文件按照“三合一制度“分类后,才可组卷、立卷,而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档.这样做,操作难度大,工序多而繁,掌握起来难.二是管理难.组好卷后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面,排列案卷等,需人工操作量大,致使管理工作繁难.三是提供利用效率低下,查准率不高.由于档案管理是人工操作,查找文件就是一大难事.首先,查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、在哪一年度,然后,档案管理人员才能根据要求查找案卷目录、按卷内目录查找文件.…… 相似文献
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对电子文件必须强调档案化管理 总被引：1，自引：0，他引：1
《北京档案》2005,(11):44-44
2005年第3期《档案学通讯》何嘉荪、史习人的文章指出,在电子文件管理中过多强调“归档管理”的概念有诸多缺陷,更加科学的做法是强调对电子文件施行“档案化管理”。所谓“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使文件有可能用作证据和作为档案保存”的管理方式。“档案化”是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力,具备了这种能力的文件才有可能归档成为档案。在传统档案管理中,只要归档了原件自身,尤其是如果这些原件已经在文书处理部门或者归档时组成了案卷,那么文件内容、结构和背景信息等也就自… 相似文献
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广大档案工作者对案卷封面和案卷目录都非常熟悉,案卷封面用以揭示案卷的内容、成份等构成情况,它由全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件所属的起迄年月时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号等项目构成。案卷目录能固定案卷的分类体系和排列次序,揭示全宗内档案的内容与成份,是一种常用的检索工具,其主要项目有案卷号、案卷标题、卷内文件起迄日期、页数、保管期限、备注等。笔者认为案卷封面和案卷目录的构成栏目里缺少了案卷存放地点项目,带来了许多不便和麻烦,案卷存放地点由档案 相似文献
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档案物质实体的双重构成 总被引：16，自引：1，他引：15
该文通过对电子档案整理实践的分析 ,发现电子档案是由“电子文件实体集合”与“档案历史联系的记录”两种不同物质实体所构成的 ,并认为这是一种新的档案物质实体构成形态。在此基础上通过对纸质档案的反思 ,提出“物质实体的双重构成并不是电子档案所独有的 ,而是所有种类档案都必然趋向和共有的一种物质实体构成的高级形态”。由此提出了档案物质实体双重构成的思想。 相似文献
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档案室中常见的档案检索工具有案卷目录、全引目录、收发文薄等。最近在整理海关档案过程中，体会到了“百号表”这一检索工具的很多优点。根据“百号表”，只要知道文件字号，就会从表中检索到档案，便于迅速、准确地从案卷中查出所需的文件。 所谓百号表，就是用口曲纸将 00、 01、 02…… 99一百个数字，按顺序排列于表格上方。然后将一个年度的所有卷内文号对号入座填在“百号表”中。凡是个位、十位数是“ 0”的文号，都排在“ 00”里，如： 100、 200、 300等；个位数是“ 1”的文号，填在 01表格中，如 01、 101、 2001等，个位数是… 相似文献
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从计算机辅助档案管理开始,就出现了取消立卷的声音.然而,从档案整理理论和实践发展情况看,立卷以其独特的优势,依然占据着主流地位.在电子文件时代,案卷应被赋予新的生命和意义.文章从电子案卷的概念出发,分析了电子文件立卷的需求、立卷的原则、立卷的标准和程序,是对电子文件整理工作理论和实践的再认识,对电子文件的科学管理具有一定借鉴意义. 相似文献
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科技日新月异的今天,电子文件伴随着我们每个人的生活.文中首先阐明传统意义上的档案记录历史的方式,其次通过分析档案与电子档案的关系,发现传统意义上的“用文件实体排列”记录历史的方式不适合于电子档案,肯定电子档案同样具有实体属性,并提出“电子档案的双重构成”理论,从而得出电子档案通过“电子文件之间历史联系的记录”记录历史的特殊方式的结论. 相似文献