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一、办公自动化条件下档案管理存在的问题及矛盾 1、公文处理程序不规范,给档案管理工作造成困难。由于公文信息网络的应用,实现了局域网资源共享,各业务部门下发的文件均可自行办理,导致文书部门对各部门发文失控。主要表现在：一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高,使档案不能及时登记、收集,导致文件编号重复或断档,立卷时原始资料不完整。二是各部门自行输入的文件档案缺乏统一标准, 相似文献
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公文管理在我国一般称为文书处理,它在党的各级机关工作活动中占有重要的位置,而文件材料的整理立卷归档,又是机关各部门文书处理的重要组成部分.认真做好公文管理工作,是做好档案整理的起点和基础.近年来,由于机构改革,人员轮岗,机关文书处理工作人员兼职多、负担过重,因此,在公文管理与档案整理工作中存在许多问题,主要表现在应归档的文件材料收集不全、不规范;有的重要文件材料散存在有关工作人员手中;有的文件材料定稿使用不规范的字迹材料拟写;批复与请示分家;有正件、无附件或有正件、无定稿;定稿无发文稿纸;领导签批手续不全;案卷整理质量较差.档号不全、分类不准确、保管期限划分不准等.这将严重影响案卷质量和今后的查考利用.所以,应从做好文件管理入手,加强机关档案部门与文书处理部门的协调,以保证文件的规范和案卷整理的质量. 相似文献
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如何规范高校公文处理业务,加强高校档案管理工作,使之更好地为高校的各项管理活动提供优质、高效的服务,是目前高校管理工作中一个亟待解决的问题.本文就此略陈管见.
1 当前高校公文档案管理存在的问题
1.1 公文处理程序不规范,给档案收集管理工作造成困难.由于公文信息网络的应用,实现了局域网资源共享,各业务部门下发的文件均可自行办理,导致文书部门对各部门发文失控.主要表现在:一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高,使档案不能及时登记、收集,导致文件编号重复或断档,立卷时原始资料不完整. 相似文献
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《归档文件整理规则》(DA/T22—2000,以下简称《规则》)实施3年了。在贯彻执行《规则》的过程中,出现了一些错误。这些错误有的出现在机关档案室,有的则出现在国家行业主管部门制发的档案管理文件中,有的出现在地方档案行政管理部门的业务指导工作中。如不及时指出并改正这些错误,“小洞不补,大洞难缝”,会带来积重难返的后果。一是有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理,而且还适用于专门文件材料的整理;二是不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革;三是有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的… 相似文献
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随着计算机应用的普及、推广,为适应攀枝花税务局办公自动化的要求,攀枝花税务局和西物电脑公司网络部在四川省税务局计算中心的大力支持下开发了《攀枝花税务局文件、档案处理系统》。该系统根据国家公文行文规范、国家档案管理规范以及攀枝花税务局收发文、档案管理的流程,对收发文及档案进行计算机管理。 相似文献
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公文是管理国家政务的工具.文件包括各机关向外发出和收进的公文,同时也包括机关内部使用的文件.文件是档案的前身,档案是由文件材料有条件转化而来的.文件自身制作状况如何,不仅直接影响文件的现行效用,而且也影响日后转化为档案的利用.因此,必须高度重视文件自身的质量. 相似文献
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在基层机关，文书和档案管理人员的配置趋向一体化，有利于文件起草、公文运转和立卷、归档，也有利于档案的管理利用。主要形式是在各机关办公室设秘书文书、档案工作者一至三人，专门负责本机关文件起草，公文处理，档案、资料管理和档案编研等工作。首先，档案管理者既是文件的起草者，又是公文、资料的处理者。这种工作上的一致性，便于掌握形成档案的公文、资料的来龙去脉，了解公文、资料形成的前因后果。如公文管理中的请示、跨年度批复，建筑工程的申请立项、批复、开工日期、竣工日期等完成周期较长的工作，同一文件的印、原件之间… 相似文献
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几年来,通过指导文书立卷发现,有些单位的归档材料存在着收集不全的现象;近日,又编辑了两份专题资料——历次党代会、人代会材料汇编,结果发现有些进馆档案有的缺少选举结果,有的甚至缺少其中一届党代会会议的全部材料;1998年,在编辑文件字号索引时,发现有些单位很多年度形成的公文缺少部分文…… 相似文献
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1 做好调查研究,搞好摸底工作.为了做到心中有数,我们首先对省直机关的档案管理情况进行了调查摸底,并广泛征求了他们对档案移交和接收工作的意见和建议.从了解的情况看,普遍存在有不愿向档案馆移交的现象,其主要原因,一是个别单位认为这些档案是本机关在长期工作中形成的,应该属于本机关所有,不能移交给档案馆;二是有的单位为了自己利用方便,不愿全部移交档案进馆;三是有些单位不能严格执行《机关件材料归档和不归档范围》,归档件收集不齐全;四是有的单位没有按照规范要求对进馆档案进行整理,案卷质量不符合进馆要求;五是由于档案人员更换频繁,个别单位的档案没有系统整理. 相似文献
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公文无纸化流转对档案管理的影响及对策 总被引：4，自引：0，他引：4
德清县于去年7月1日起,在全省率先启动了“电子政府”,开通了连接全县各乡镇、县级机关各部门的党政信息网。这给档案工作带来了难得的机遇,加快了档案管理的现代化、信息化步伐,但也面临一些新情况、新问题。一、公文无纸化流转对档案管理工作的影响(一)“收”的问题1、收集归档意识不到位。去年七月份县委等四套班子公文发送无纸化流转后,普遍存在着电子文件档案的不收集、不归档现象。2、收集归档工作无章可循。从调查中发现,由于缺少了象纸质文件那样收发、归档程序,因而,电子文件档案收集归档显得混乱而无章法,影响到电子文件档案的完… 相似文献
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蒋贞其 《信息管理(上海)》2003,16(2):50-51
本文介绍了军队基层立档单位在办公自动化条件下，文件立卷归档改革的几点做法，并肯定了利用计算机进行文件与档案管理，能使机关档案人员从繁琐的立卷整理中解放出来，提高工作效率。 相似文献
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正机关文书档案管理,是机关重要的无形资产,记载了机关不同职能部门的历史以及相关人员的重要信息。文书档案是党政工作、行政管理等活动形成的文件材料。档案整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。目前,机关文书档案管理逐渐呈现多元化的总体特点。为了更好地发挥档案整理工作的有效性,笔者阐述了当前文书档案整理工作存在的问题和对策。 相似文献
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长期以来，在档案管理工作中十分强调档案的归档率、完整率，为此也采取了许多措施，如：对件流向进行登记、列入相关人员经济责任制考核、强调全员档案意识等。但是由于件、材料在归档前，从制发到归档要经过多个部门，对于档案部门来说是处于不可控状态，各部门员工的档案意识又存在差异，因此，档案归档工作成为档案管理的薄弱环节，而归档率、完整率又直接影响档案管理质量，也影响档案服务的有效性和及时性。2000年档案界开展对传统的书立卷方法进行改革，件整理以“件”为单位，一些单位也开始将计算机网络技术应用于档案管理， 相似文献
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随着电子档案的大量出现和广泛使用,如何科学管理电子档案,已被档案工作者广泛重视。笔者结合工作实践,对如何做好电子档案的管理谈几点认识。一、强化电子档案管理势在必行做好档案管理工作,尤其是电子档案的管理工作,一定要加强对档案的整理、归档、保护,做到＂四个必须＂。1.必须保证电子档案的完整性。在基建、设备、科研、房地产等领域,内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件,经常处于滚动状态,如不及时整理归档,可能会使信息失散,造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂,储存方式多样,也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系,管理部门立体交叉,工作人员结构复杂,管理形式多样,也 相似文献
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档案管理人员做好档案管理工作，除了要做好纸质文件档案和电子文件档案的整理、归档工作，还要做好档案保密工作。特别是随着现代信息网络系统建设的迅猛发展，国际间窃密与反窃密斗争的日益尖锐，保密工作已成为影响国力的战略性问题。而档案，是国家历史长河中“国家秘密”的国库，所以做好档案管理中的保密工作是档案管理人员的一项至关重要的工作。 相似文献
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《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)推出的归档文件整理程序,不仅步骤简化,效率提高而且易于掌握,受到了广大档案人员的欢迎。笔者就《规则》在高校档案整理中的实施与同行共同探讨。一、整理程序的具体操作方法1、文件的装订“件”是归档文件的整理单位,根据《规则》规定,我们一般的做法是:以自然件为一件,文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文两者合而为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文是否为一件,视具体情况而定。书本式文件一本为一件。有些关联性强,实体不宜分散的散件,也可视具体情况… 相似文献
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文书档案立卷改革在我国从最初摸索、试点至今已有七八年之久,多数单位进行改革之后对新的公文整理方法给与了肯定.但是,在尚不能实现档案全文计算机检索的单位,单份文件在保管、利用方面存在着一些问题:一是目前的各种装订方式都有利有弊,没有一种被普遍认可;二是归档文件按"件"整理装订,在档案利用过程中,由于失去了卷皮的保护,文件极易损坏;三是相对于案卷来说,利用时单份文件的抽插更易造成错乱;四是清查档案时将大大增加工作量. 相似文献
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档案工作规范化、标准化是档案部门不断努力的方向,也是实现档案管理现代化的重要环节。只有档案工作达到了规范化、标准化,才能更好地做好利用,促进社会各项事业的发展。那么,档案工作如何达到规范化、标准化,我认为主要有以下几个方面。1.公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件。文件材料是档案的前身,文件材料经过整理后才转变为档案。可以说公文从起草到印发,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,也就制约了档案工作规范化、标准化。因此,在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下坚实的基础。首先 相似文献
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１会议文件的收集工作担任文秘工作的同志应增强责任心，在日常工作中要积极主动地随时收集本部门形成的会议文件和上级会议下发的文件。先认真登记、分类、编号，然后交领导同志和有关部门传阅、承办，办完后及时收回归档。文书处理会议文件和档案管理是相互衔接的，是机关工作的两个流程，具有许多共同之处。新的档案管理规则是实现文档一体化，其目的是理顺文书处理和档案管理两者之间的关系，简化文件整理归档工作，提高工作效率。办理完毕的会议文件要直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档会议文件整理变成一项日常工作。在… 相似文献
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随着数字档案馆建设的推进,网上出现了一种新型的为用户查阅、利用的档案:电子公文。电子公文大大方便了社会各界对现行文件的需求,提高了档案界的知名度,使档案服务社会、服务大众的理念得到了充分的体现,受到了社会各方面的赞誉。但有些电子公文在制作上还存在一些问题,如:不规范,有些文件打不 相似文献